機密文書というとなんだか物々しい印象はもちろんのこと、漠然と”他人に漏らしてはいけない情報”というイメージをお持ちの方が多いことかと思います。一般的にこの機密文書は、勤めている企業や顧客にとっての重要な情報となるため、取扱者は決して外部に漏らすことができないものであり、もし漏洩してしまった場合は、重大な損失を被ることになります。それだけに廃棄にも細心の注意を払う必要があります。

では、そんな機密文書を私たちは一体どのように取り扱い、廃棄すればよいのでしょうか? 本稿では機密文書とは一体どのようなものか?ということを説明しながら、情報漏洩防止のための廃棄方法までを順を追ってご説明したいと思います。

機密文書とは?

まず、先述のとおり、物々しいイメージがある機密文書とは「関係者以外に漏えいすると、関係者に不利益が生じる情報を含む文書」と定義することができます。しかしながら、一口にそう定義することができるとしても、実はこの機密文書という概念は、一般的に情報が漏えいした場合の影響度に応じて、3つに分類することができます。

まず、その1つめが「極秘」です。これは、秘密保全の必要性が高く、漏洩した場合に企業の安全や利益に損害を与える恐れのある文書にあたり、企業の中でも関係するごく一部の人間の間でのみ共有されるような文書のことをいいます。

次に2つめが「秘」です。こちらは極秘につぐ程度の秘密であり、たとえ社内であっても関係者以外には知らせてはならないような文書のことをいいます。例えば、重要契約書や、人事関連文書、個人情報などがこれにあたります。そのため、取り扱う場合は、社内でも限られた人物のみが閲覧できるような仕組みにしておく必要があります。

そして、最後となる3つめが「社外秘」です。これは読んで字のごとく自分が所属する社外に情報として公開することで不利益を被る可能性がある文書のことをいいます。これは競合他社に漏洩した場合、損失が生じるものであり、自社での調査の結果や顧客リスト、営業企画などがこれにあたります。そのため、社内の人間であってもみだりに社外に持ち出せないようにする必要があります。

このような所属する組織の重要な情報が記載された機密文書の取り扱いについては、まず取り扱う側の人間が機密文書を取り扱っているという自覚を持つことが必要です。また機密文書に関連する法律には、「不正競争防止法」の定める「営業秘密」という考えがあります。もし、企業が持つ「営業秘密」が不正に持ち出されるなどして、被害が発生した場合は、企業は民事上・刑事上の措置をとることができるように定められています。ですので、モラルの問題だけでなく、このような法律上の罰則があることも意識しながら取り扱う必要があるでしょう。

手間と時間とコストが削減できる回収ボックスを使った機密文書廃棄

では機密文書の廃棄方法にはどのような方法が有効なのでしょうか? 書類の廃棄について、まずイメージするのはシュレッダーによる廃棄ですが、報漏えい事故の多くは、会社内部からの流出が原因になっていると言われています。また不用意にゴミといっしょに廃棄する事は流出の原因につながり、シュレッダー処理では手間と人件費がかさみます。

そのため現在、企業で多く利用されているのが、機密文書の回収ボックスです。例えば回収ボックスとシュレッダーの違いを比較してみた場合、シュレッダーでは1枚ずつ廃棄しなければならないところ、回収ボックスでは一気にまとめて大量に廃棄することができます。また中にはリップ・バインダー・ クリアファイルごと投入できるものも。こういった時間的な手間を省くことはもちろんのこと、一度投入すると取り出せない鍵付きタイプになっているため、投入後の情報漏洩防止に効果的です。さらに回収ボックスは専門業者が回収し、廃棄後は処理証明書を発行してくれるため、セキリュティの面でも安心です。

溶解処理はリサイクルできて、有害物質の排出も少なく環境にもやさしい

そして、最近、こういった機密文書の廃棄で注目を集めているのが溶解処理という方法です。溶解処理では廃棄する機密文書をダンボール箱に入れておき、専門業者がそれを回収。中身は未開封のまま、溶解液に入れることで廃棄を行う方法です。こういった処理では機密文書についているホチキスやクリップを外すことなく、そのままダンボールに入れるだけでOK。さらにシュレッダーのように紙くずの清掃やゴミ出し、さらに紙詰まりや故障などメンテナンスの必要もないため、書類が滞留するリスクもありません。また処理後は回収ボックスと同じく溶解処理証明書を発行してくれるため、確実に廃棄が行われたことも確認できます。そのため管理コストや漏洩リスク回避の面でもメリットが大きい機密文書の廃棄方法だと言えるでしょう。

また溶解処理では、その環境にやさしくエコな面にも注目が集まっています。通常、シュレッダー処理の場合だと、品質上の理由で焼却処理されることが多くリサイクル率が悪いと言われています。しかし、溶解処理では、廃棄した機密文書を新たにトイレットベーパー、ダンボール原紙、お菓子のパッケージなどにリサイクル可能です。また溶解処理は基本的に水さえあればできるため、焼却処理などに比べて有害物質の排出が少ないことも特徴のひとつです。そのため、従来のシュレッダーによる廃棄と比べ、環境にやさしいエコな処理方法だといえます。

まとめ

このように機密文書を取り扱う場合は、口頭での情報漏洩はもちろんのこと、不要になった書類の廃棄まで確実に行うことが求められます。また、その廃棄方法にもセキュリティー上、脆弱な部分もあれば、手間やコストといった問題が付随します。また昨今では一般企業においては、書類の廃棄に関し、コストカットの面だけでなく、環境に配慮することは求められる社会的責任のひとつになっています。そういった様々な条件をクリアするためにも機密文書の廃棄の際は、回収ボックスや溶解処理といった方法を導入してみてはいかがでしょうか?

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